Мифы про электронный документооборот

Понятие “электронный документооборот” известно каждой компании. Многие компании познакомились с выгодами использования ЭДО в период перехода на удаленку. Однако, немалое число компаний все так же имеют недоверие к безбумажному способу обмена документами и предпочитают работать с привычными документами.

Разберем основные мифы, связанные с электронным документооборотом.

1. Безопасность. Один из основных мифов связан с безопасностью обмена электронными документами. Существует распространенное мнение, что только рукописная подпись и печать являются гарантией подлинности. Электронную подпись регулирует 63-ФЗ «Об электронной подписи». Законом устанавливаются строгие правила, при выполнении которых можно подписывать электронные документы в режиме онлайн. Стоит помнить, что ручную подпись можно подделать, а электронную - нет. Электронные документы имеют юридическую силу наравне с бумажными.

2. Конфиденциальность. Оператор ЭДО, с которым заключается договор - это посредник, поэтому многие боятся риска утечки данных. В договоре, который вы заключаете с оператором ЭДО, есть определенные требования, которые должны соблюдаться. К этим требованиям относятся и обеспечение безопасности и конфиденциальности при работе с документами.

3. Бумажные документы всегда под рукой, а с электронным архивом придется разбираться. Но ситуация, когда теряется бумажный документ, достаточно распространена и связано это с человеческим фактором, ошибками сотрудника. При форс-мажорах можно так и вообще потерять весь бумажный архив. Используя 1C-ЭДО, невозможно потерять какие-либо документы. Кроме того, поиск необходимого становится легким и быстрым.

4. Переход на ЭДО - это дорого и подходит только крупным компаниям. При бумажном ведении архива компания также несет расходы: покупка бумаги, оборудование и картриджи, курьеров. Переход на ЭДО значительно снижает расходы компании на документооборот. Кроме того, использование ЭДО уменьшает число бумажных документов, сокращает время и ресурсы на их обработку, сводит к минимуму финансы на содержание бумажного архива.

5. Контрагенты работают с другим оператором ЭДО, поэтому это неудобно. Даже если ваши контрагенты подключены к другому оператору ЭДО, этот вопрос решается технически с помощью роуминга: операторы настраивают связь между вашей компанией и контрагентом. В итоге вы можете отправляете документ из своей системы, а контрагент получает его в своей.

Подключаясь к 1С-ЭДО, вы оптимизируете и ускоряете работу вашей компании. Цифровой мир не стоит на месте и чем быстрее бизнес адаптируется под изменения, тем эффективнее он начинает работать.

Оставьте заявку на подключение к 1С-ЭДО на нашем сайте. Расскажем, как с помощью сервисов 1С (1С-Отчетность, 1С-Контрагент, 1СПАРК Риски и др.) автоматизировать однотипные и рутинные операции.

К списку новостей