Внедрение автоматизированной системы управления взаимоотношениями с клиентами в ООО "Партнер Гидравлик"

Компания ООО "Партнер Гидравлик" основана в 2013 году, основное направление деятельности - поставка качественной и надежной гидравлики для нужд машиностроения. Поставляемая компанией продукция широко используется для производства разных видов спецтехники.

Ключевым вектором развития компании является повышение качества обслуживания клиентов. В этой связи уже реализован ряд проектов по автоматизации рабочих мест. Кроме этого, проводятся мероприятия для повышения квалификации сотрудников, для того чтобы клиенты могли рассчитывать на быстрое и качественное обслуживание.

Сотрудничество наших компаний началось в 2022 году, перед специалистами 1С:Апрель Софт были поставлены задачи по оптимизации процессов компании, чтобы в полной мере использовать функционал программных продуктов 1С, в частности 1С:Управление торговлей. В процессе обследования системы, специалистами были выявлены проблемы, которые предстояло решить.

• низкий уровень автоматизации процессов,
• дублирование информации в нескольких системах,
• ограничения устаревших методов хранения информации, а также возможность полной потери информации,
• риски снижения производительности информационной системы.

Совместно с сотрудниками ООО "Партнер Гидравлик" был определен приоритет по направлениям автоматизации:

• выбрать элемент системы, который сможет объединить в себе всю информацию, используемую отделом продаж, а также сможет обеспечить автоматизацию некоторых этапов бизнес-процесса взаимодействия с клиентами;
• объединить существующие информационные базы в одну с целью исключения необходимости дублирования информации;
• создать инструмент, позволяющий менеджерам по продажам создавать и хранить в базе данных заметки по каждому контрагенту;
• создать инструмент, который позволял бы менеджерам по продажам показывать напоминания на рабочей машине в соответствии с поставленным заданием;
• создать инструмент планирования рабочего дня менеджеров по продажам;
• обеспечить возможность быстрого формирования отчетов по работе отдела продаж и отдельных менеджеров.

Помимо этого, реализуя данные задачи в рамках проекта, необходимо учесть следующие требования:

• обеспечить безопасность хранения и использования данных;
• создать понятный и удобный интерфейс разрабатываемых инструментов;
• реализовать проект, используя только имеющиеся на предприятии мощности;
• обеспечить высокую скорость работы программных продуктов;
• реализация проекта не должна мешать повседневной работе сотрудников отдела продаж;
• в проект необходимо включить этап обучения сотрудников.

Учитывая поставленные задачи специалисты 1С:Апрель Софт предложила провести следующие работы по адаптации существующей конфигурации 1С:Управление торговлей под бизнес-процессы Заказчика:

• перенос данных из системы Quick SaleS в 1С:Управление торговлей;
• разработка системы планирования работы сотрудников отдела продаж, создание календаря-планировщика для сотрудников;
• настройка и доработка учета заметок и уведомлений;
• создание отчетов по работе отдела продаж по техническому заданию ООО "Партнер Гидравлик".

Что было сделано в процессе реализации проекта?

1) Перенос данных (используя механизм обмена через файл) из Quick SaleS в 1С:Управление Торговлей.

2) Доработки уведомлений и заметок. После переноса данных в новую информационную базу появилась проблема хранения записей о взаимодействиях с клиентом и создания уведомлений в новой информационной системе.

Было выбрано следующее решение данной проблемы: в качестве инструмента хранения записей использовать типовой объект конфигурации справочник "Заметки", для хранения информации об уведомлениях использовать соответствующий типовой регистр "Напоминания пользователя".

3) Разработка календаря-планировщика. Одной из основных задач проекта являлся переход от планирования работы отдела продаж на бумажных носителях к планированию в рамках информационной системы.

• Во-первых, при открытии формы из программы отправлялся запрос к справочнику "Заметки" с целью получения информации о датах, на которые уже поставлены задачи и выделения этих дат цветом. Ключевым условием всех запросов данного инструмента является условие пометки о необходимости планирования в записи заметок.
• Во-вторых, написаны обработчики команд "Добавить заметку", "Создать напоминание", при нажатии на них открываются формы создания элементов соответствующих объектов конфигурации.
• В-третьих, созданы инструменты переноса невыполненных задач на следующий день. Данная функциональность была реализована как в ручном режиме (команда "Перенести невыполненные задачи на завтра"), так и в режиме автоматического переноса по расписанию.

4) Разработка отчетов. Важный шаг в доработке программного продукта 1С:Управление торговлей стало создание инструментов контроля деятельности сотрудников отдела продаж.

Для этого руководителями проекта со стороны Заказчика было разработано техническое задание на создание инструментов отчетности. Так как учет клиентов в рамках CRM-системы ведется с привязкой к основному менеджеру и к временному менеджеру, для контроля эффективности необходимо было создать два отчета: активность временных менеджеров, активность основных менеджеров.

• Первый отчет предполагает подсчет количества взаимодействий временных менеджеров со своими клиентами за определенный период.
• Второй отчет – подсчет взаимодействий основных менеджеров за указанный период. При этом, за единицу взаимодействия будет считаться плановый контакт с клиентом (звонок, письмо).

Помимо этого, для анализа клиентской базы решено было использовать типовой отчет "Повторные продажи". Он представляет из себя матрицу, в которой по одной оси распределены клиенты по дате последней покупки, по другой оси – по количеству покупок.

5) Обучение сотрудников. Заключительным этапом проекта стало обучение сотрудников компании ООО "Партнер Гидравлик" работе с новыми инструментами.

С целью ускорения данного процесса были проведены следующие мероприятия:

• упрощены формы взаимодействия пользователя с информационной базой в объектах конфигурации "Заметки", "Партнеры" и "Оповещения пользователя";
• написана инструкция по использованию инструментов;
• проведена презентация новых инструментов руководителям проекта;
• для упрощения дальнейших доработок в программном коде оставлены дополнительные комментарии по смыслу каждого написанного модуля.

• По результатам проведенной работы в компании ООО "Партнер Гидравлик" была внедрена автоматизированная система управления взаимоотношениями с клиентами.
• Разработанные элементы программы позволят сотрудникам компании тратить меньше времени на дублирование информации, переходы из одной программы в другую.
• Созданные отчеты дают возможность руководителям компании контролировать работу своих сотрудников, анализировать клиентскую базу, повышая качество и количество продаж.
• Помимо этого, вследствие проделанной работы существенно снижаются риски организации, связанные с возможностью потери информации или снижением производительности информационной системы.

К списку новостей